هل تشكو دومًا من أن يومك ينتهي دون إنجاز مهامك الضرورية؟ أو تتعجب كيف يُنجز مَن حولك ما عليهم من مسؤوليات بينما تفشل أنت بفعل المثل رغم أن لديكم القدر نفسه من الوقت؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فاعلم أنك لا تملك مهارات إدارة الوقت.
“الوقت هو المال” بنجامين فرانكلين
الوقت كنزٌ ثمين، نملكه جميعًا، إلا أن المسؤوليات التي صارت تُثقل كاهل كل منا بجانب نمط الحياة السريع، والأهم هواتفنا التي صارت جزءًا لا يتجزأ من أجسادنا، بتطبيقات السوشيال ميديا ذات الطابع الإدماني المفتوحة على مصراعيها ليل نهار، كل ذلك جعل الكثيرين يتعاملون مع الوقت باعتباره ممتدًا للأبد، أو أنه غير مهم على الإطلاق، فيهدرونه دون استفادة أو شعور بالندم، الأمر الذي لن يَلبث أن يؤدي -بعد فترة- لإضاعة العديد من الفُرَص الحقيقية والاتجاه بثبات نحو عتبات الفشل. لذلك قد يكون من المفيد أن نتعرَّف معًا إلى أهم مهارات إدارة الوقت لما لها من فوائد جَمَّة، سواء على المستوى النفسي أو العملي.
اقرأ أيضًا:أهم تطبيقات الموبايل للفريلانسرز، تطبيقات ادارة المشاريع والوقت
“إذا خسرت المال، فقد تحصل على فرصة لاستعادته، لكن الساعة الضائعة لا يمكن تعويضها” – مؤسس موقع Life Hack
مهارات إدارة الوقت واستغلاله على النحو الأمثل
1. التخطيط الفَعَّال
دون شك، التخطيط لكيفية إدارة اليوم هو الخطوة الأولى والأساسية ضمن مهارات إدارة الوقت. فدونها سيستمر ضياع الوقت، وكلما كان التخطيط مُسبقًا كانت النتائج أفضل، الأمر الذي يجعل أفضل وقت للتخطيط لليوم هو الليلة التي تسبقه، أو أول شيء عند الاستيقاظ. ما يضمن أن يبدأ الشخص يومه بنشاط وتركيز، ويمنحه الفرصة لتوقع الصعاب التي تنتظره والاستعداد لها، والأهم أنه يسمح له بتخصيص وقت للاستمتاع دون الشعور بالذنب أو أن ذلك الوقت ضائع بلا فائدة.
لكن كيف يُمكن للتخطيط أن يكون إيجابيًا؟
تعتمد فكرة التخطيط على إعداد قائمة بالمهام اليومية المُراد إنجازها، أما المشاريع الكبرى فيمكن التخطيط لها وتقسيمها على أيام. ولأجل ذلك يمكن استخدام المفكرَّات أو قوائم المهام الجاهزة، أو تصميم الخرائط الذهنية، أو حتى استخدام التطبيقات الحديثة المُخصصة لذلك، لمن يرغبون بأن تكون قوائمهم حاضرة طوال الوقت دون الحاجة لاستخدام الورقة والقلم. كل الوسائل مُتاحة ومُباحة، الشيء الوحيد المرفوض هو الاكتفاء بالمعرفة وصنع تلك القائمة عقليًا اعتمادًا على الذاكرة، وكأي شيء آخر، صُنع قائمة بالأهداف له أصول، إذ كلما كان الأمر تفصيليًا ومُنظمًا باتت النتائج أفضل.
طريقة كتابة قائمة المهام اليومية
- أن تكون جداول المُهام منطقية دون مُبالغة.
- وضع تَصَوُّر حقيقي للوقت الذي قد تحتاجه كل مهمة للانتهاء منها وتسجيله أمامها والالتزام به.
- أن تكون الأهداف المُراد تنفيذها قابلة للتحقق ومناسبة لإمكانات صاحبها.
- أن يكون قَدر الإنجاز قابلاً للقياس لمعرفة قدر النجاح أو الإخفاق.
- أن تشمل القائمة وقتًا للعائلة أو الراحة أو ممارسة أي متعة شخصية.
- اكتشاف الوقت الذي يكون فيه الشخص أكثر نشاطًا واختياره لتنفيذ أصعب المهام وأهمها.
- تحديد فترات للراحة بعد الانتهاء من المهام الصعبة، أو بين المهام وبعضها لعدم استنزاف العقل والجسد.
2. ترتيب الأولويات
معرفة ما على المرء فعله مجرد بداية، يليها خطوة أخرى لا تقل أهمية تتعلَّق بترتيب تلك الأهداف وتقسيمها وفقًا لأولوياتها، فمعرفة الفارق بين الحَتمي والضروري والمهم، هو ما يصنع فارقًا حقيقيًا ويُساعد على إدارة الوقت. خصوصًا أننا عادةً ما نطمح أو نُلزم أنفسنا بتنفيذ مهام تتطلَّب وقتًا أكثر مما هو مُتاح لدينا بالفعل. ووفقًا “لمصفوفة أيزنهاور لإدارة الوقت” أو في ما يُعرف بـ”مربع الوقت”، يُنصح بتقسيم المهام.
كيفية ترتيب الأولويات
- مهام ذات أولوية قُصوى وعاجلة: وهي الأهداف الحتمية التي لا يُمكن تأجيلها، ويجب إنجازها على الفور، ولو على حساب مهام أخرى.
- مهام ضرورية لكن غير عاجلة: وهي الأهداف المهمة الواجب فعلها، وإن كان من الممكن لها أن تنتظر، هذه يتم جدولتها للتنفيذ بعد المهام العاجلة.
- أهداف غير مهمة لكن عاجلة: بهذه الحال إما أن يُطالب الشخص بتأجيل تلك المهام لوقت لاحق مناسب، أو يُمررها لشخص آخر من أجل إنجازها، فيما يُعرف بـ”التفويض”.
- مهام غير مهمة وغير عاجلة: هذه المهام يُنصح بإلغائها دون أي شعور بالذنب، أو المحاولة لإنجازها فهي لا تستحق الوقت المُهدر لأجلها.
الكثير من المهام العاجلة والغير مهمة، تقلل من إنتاجنا وإنجاز ما هو مهم " -دويت آيزنهاور
=ننجح بإنجاز المهام اليومية إذا أحسنا إدارة الوقت ونستطيع فعل ذلك باستخدام مصفوفة إدارة الأولويات. pic.twitter.com/D30lPMpGDN— 💎 تحليل إحصائي (@SPSS2009) September 19, 2018
جدير بالذكر أن العمل والمسؤوليات العائلية ليست كل شيء، ما يَعني أن تخصيص وقت ووضع أهداف تَعني بالصحة الجسدية والنفسية ليس رفاهية كما قد يظن البعض، وإنما ضروري لتقليل الضغط، وبالتالي زيادة القدرة على الإنجاز والقابلية على العمل، لذا يمكنكم إنشاء ثلاث قوائم: واحدة للعمل، والثانية للمنزل، والأخيرة قائمة شخصية. كذلك يجب معرفة أن تصنيف الأمور إلى حتمية وضرورية وغير عاجلة، عملية مُتغيرة، فالأمر الحتمي اليوم ربما يكون ليس كذلك غدًا، هذا ما يجعل تسجيل قائمة المهام يوميًا أو بصفة دورية وإعادة التقييم كل فترة مسألة إلزامية أكثر من كونها تفضيلاً شخصيًا.
3. مهمة واحدة في المرة
هناك اعتقاد شبه سائد بأن القيام بعدة مهام بالوقت نفسه من شِيَم الأذكياء بل ويوفر الوقت، غير أن الدراسات أثبتت العكس، إذ أكدت أن أداء مجموعة مهام مختلفة معًا يُقلل من الإنتاجية ويضاعف الوقت المطلوب للانتهاء منها، ذلك لأن المرء لا يستطيع أن يمنح تركيزة بالكامل لأكثر من مهمة، حتى أن فرص ارتكاب الأخطاء تزيد هي الأخرى.
4. المهمة الأصعب أولاً
بحال تضمنت قائمة الأهداف اليومية إحدى المهام الصعبة أو الثقيلة، عادةً ما يقوم صاحبها بتأجيلها كنوع من الهروب أو التسويف، لذا يُنصَح بالبدء بها وإنجازها أول شيء صباحًا، خصوصًا أن إتمامها سيرفع المعنويات ويمنح الشخص شعورًا بالثقة، تجعله لا يستهلك نفسه نفسيًا وفكريًا على مدار اليوم دون داعي، فيما يستكمل باقي المهام بتركيز أكثر.
5. طلب العَون
ذكرنا من قبل فكرة “التفويض” والتي تعتمد على الاستعانة بآخرين لإنجاز بعض المهام بدلاً من المُكَّلفين بها، قد يكون هؤلاء الآخرين هم زملاء بالعمل، أو شركاء الحياة، أو حتى مُتخصصين يُستعان بهم مُقابل أجر مادي. وبالرغم من اعتقاد البعض أن هذه المهارة ستنتقص من شأنهم، ما يجعلهم يجدون صعوبة في تنفيذها سواء للشعور بالإحراج أو لرغبتهم في إنجاز كل شيء بأنفسهم، أو لأنهم لا يُريدون إثقال كاهل الآخرين أو الظهور بمظهر الضعفاء، فإنها على النقيض مهارة إيجابية وليست تهربًا من المسؤولية على الإطلاق، فليس على المرء فِعل كل شيء بنفسه وإغراق نفسه في دوامة من المسؤوليات.
6. الرفض دون خجل
انطلاقًا من المهارة السابقة، إحدى المهارات الضرورية أيضًا هي معرفة متى يجب قَول “لا”، فبقدر ما هو جميل تحمُّل مسؤولية الآخرين أو التَصَدِّي لإنجاز الكثير من الأهداف، يجب ألا يتعارض ذلك مع أهدافنا الشخصية أو الوقت الذي نُخصصه لأنفسنا. لهذا، لا يجب أن يشعر أحد بالذنب إذا قرر رفض تولِّي مهمة ما أو مساعدة أحدهم، لأن هذا سيتعارض مع مصالحه أو سيجعله مضغوطًا، أو يُراكم عليه الكثير من المهمات بشكل يعيقه عن تحقيق أهدافه وفقًا لخططه المُسبقة، بل أنه حتى غير مُطالب بالتبرير أو الاعتذار، فقول “لا” ليس إهانة ولا سُبَّة وحق مكفول للجميع.
7. الحفاظ على التركيز
مؤخرًا أصبحت منصات التواصل الاجتماعي لعنة كبرى وقنبلة موقوتة، كونها تبتلع اليوم بالكامل، بين منشورات ورسائل ومحادثات ومكالمات، وغير ذلك، مما يترتب عليه الكثير من التشتت وإهدار للوقت دون انتباه. لذا إحدى أهم الخطوات اللازمة لإدارة الوقت، الحفاظ على التركيز ومنع التشتت من خلال اللجوء لاستخدام أي من التطبيقات التكنولوجية التي تُتيح حجب السوشيال ميديا والألعاب، وغيرها من العناصر التي تمنع صاحبها من التركيز، ومن هذه التطبيقات: “FocusMe”، و”AppBlock”، و”Stay Focused“، و”Freedom“.
فوائد تَعَلُّم مهارات إدارة الوقت
1. الحَد من التوتر
التوتر والقلق من المشاعر السلبية التي تُصاحب الأشخاص الذين يُهدرون وقتهم سدى، كذلك الإحساس بالذنب الناتج عن الشعور بالتقصير وعدم الإنجاز، الأمر الذي يؤدي للإصابة بالضغط العصبي شبه الدائم. الجيد أن إعداد جدول مَهام واتّباعه يُقلل من القلق، لأن شَطب العناصر الموجودة بقائمة “المهام” واحدة تلو الأخرى فور الانتهاء منها، يُشعر صاحبها بإحرازه تقدمًا ملموسًا، مما يَحِد من التوتر.
2. المزيد من الإنتاجية والفُرَص
مع التنظيم الجيد للوقت وحُسن استغلاله إيجابيًا يستطيع الفرد الانتهاء من العمل قبل مواعيد التسليم، والأهم تسليمه بجودة عالية ودون تأجيل، مما يُزيد من الإنتاجية بالتبعية، وبالتالي الحصول على فرص جديدة للارتقاء والتقدُّم.
3. تحقيق الأهداف
الأفراد الذين يمارسون الإدارة الجيدة للوقت، قادرون على تحقيق الأهداف والغايات بشكل أفضل، والأهم أنهم يفعلون ذلك بفترة زمنية أقصر.
4. مزيد من المرونة
الإدارة الجيدة للوقت ينتج عنها المزيد من البراح اليومي، الذي يُمكن استغلاله بقضاء الهوايات أو الأنشطة المختلفة، أو ممارسة العديد من الفاعليات الأسرية والاجتماعية، مما يُحسِّن العلاقات ويوطدها، ويسمح للشخص أن ينجح كصديق أو والد أو زوج، أو حتى بشكل فردي.
اقرأ أيضًا: دروس تعلمتها من أجل التخلص من ضغوط العمل.
